1. Ces règles de médiation (« les règles ») sont administrées par ADR Center Global (« ADR Center ») et ses médiateurs.
2. Elles s'appliquent à tout litige pour lequel les parties cherchent à obtenir une résolution et ont convenu par écrit de soumettre leur litige à la médiation en vertu du présent Règlement, que ce soit par contrat, par accord de soumission ou par renvoi. Les parties peuvent convenir d'apporter des modifications au présent Règlement, sous réserve de l'approbation du Centre de MARC et de l'accord du médiateur.
3. À l'issue de la première séance de médiation en ligne, les parties peuvent décider de traiter leur médiation dans une certaine juridiction, conformément à un cadre juridique ou réglementaire spécifique à la médiation, sous réserve des politiques de médiation publiques ou privées applicables, en vigueur au moment de leur décision.
4. La médiation sera utilisée conformément aux présentes règles, à moins que les parties ne conviennent d’une procédure de règlement différente, conformément au point ci-dessus.
1. Dans le présent Règlement, les termes suivants auront la signification suivante :
Centre ADR : ADR Center Global srl—Società Benefit est une société à responsabilité limitée enregistrée en vertu du droit italien sous le numéro d'enregistrement des sociétés italiennes (REA) RM—1541118 et le numéro de TVA IT 14722131001. Son siège social est Via Marcantonio Colonna 54 - 00192 Rome, Italie ou toute autre société affiliée.
Médiateur accrédité du Centre ADR : Médiateur formé par l'Académie du Centre ADR conformément à sa méthodologie de formation SOLVE ;
Accord de médiation : un accord écrit dans lequel les parties et le Centre ADR conviennent de s'engager dans un processus de médiation géré par le Centre ADR, facilité par un médiateur du Centre ADR et en vue de résoudre le problème par la médiation.
Gestionnaire de cas : le(s) professionnel(s) désigné(s) par le Centre ADR pour gérer le système de gestion des cas, examiner la demande de médiation, communiquer avec les parties et les médiateurs, gérer les documents et la logistique, coordonner les rendez-vous et les modalités des séances du médiateur, émettre des factures et suivre les paiements, tout en restant impartiaux et liés par la confidentialité.
Première séance de médiation en ligne : une séance en ligne structurée de deux heures au cours de laquelle les parties peuvent discuter confidentiellement de leur différend avec un médiateur du Centre ADR pour évaluer la faisabilité de la médiation, déterminer si elles sont prêtes à la poursuivre et développer la manière la plus efficace de le faire.
Frais de première séance de médiation en ligne : les frais uniques dus conjointement par les parties pour la première séance de médiation, d'un montant établi par le présent règlement et disponible publiquement sur le site Web du Centre ADR.
Médiateur certifié IMI : Médiateur expérimenté qui réussit l'évaluation menée par un programme d'évaluation de qualification (QAP) pour les médiateurs expérimentés qui a été préalablement évalué et approuvé par l'Institut international de médiation (IMI).
Médiateur qualifié IMI : Médiateur formé par un programme de formation en médiation certifié (CMTP) qui a été préalablement évalué et approuvé par l'Institut international de médiation (IMI).
Problème : les questions soulevées par les parties lors de la médiation.
Médiation : procédure décisionnelle collaborative dans laquelle les parties tentent de résoudre leurs problèmes avec l'aide d'un médiateur du Centre ADR et conformément aux règles.
Mémoire de médiation : document bref, transmis confidentiellement par chaque partie au médiateur avant la première séance de médiation. Il comprend des informations sur la nature du litige, un résumé des faits, le recours au droit, les tentatives de règlement antérieures, l'évaluation des obstacles avant le règlement et d'autres informations susceptibles d'aider le médiateur à préparer et à élaborer une stratégie de médiation efficace. Le mémoire de médiation peut comporter une partie réservée au médiateur et une partie ouverte (c.-à-d. la liste des représentants qui participeront à la médiation, l'invitation à négocier formulée de manière à ce que l'autre partie se sente plus encline à aborder la négociation en tant qu'allié pour résoudre le problème, et non en tant qu'adversaire juridique). Les parties ouvertes seront partagées simultanément par le médiateur avec les deux parties (si l'une des parties ne lui transmet pas son mémoire de médiation, elle ne recevra pas la partie ouverte du mémoire de médiation de l'autre partie).
Médiateur (ou médiateur du Centre ADR) : la personne qui mène la médiation, qui est formée et certifiée en tant que médiateur et inscrite sur le panel de médiateurs du Centre ADR.
Partie(s) : les parties qui souhaitent tenter de résoudre le problème par la médiation.
Demande : demande de médiation présentée conjointement par toutes les parties, par toute partie à un différend ou par une partie prenante intéressée, accompagnée de pièces justificatives.
Partie requérante : partie(s) qui soumettent la demande de médiation.
Partie répondante : partie(s) à une affaire qui n'a(ont) pas soumis la demande et qui est(sont) invitée(s) à répondre à l'invitation à la médiation.
Règles : ces Règles.
1. La médiation peut être initiée par (a) une demande conjointe de toutes les parties ; ou (b) une demande unilatérale en vertu d'une clause de médiation, d'un cadre juridique ou autre, accompagnée d'une demande d'invitation de l'autre partie. Toute partie souhaitant engager une médiation ou une première séance de médiation en ligne afin d'évaluer la faisabilité de la procédure de résolution du litige peut soumettre une demande de médiation via le système de gestion des dossiers d'ADR Center (voir adrcenter.com pour plus de détails sur la procédure de soumission d'un dossier à la médiation).
2. La partie requérante peut demander au Centre ADR d'inviter une autre partie à participer à une procédure de médiation ou à une première séance de médiation en ligne, en fournissant le nom et les coordonnées de cette dernière. Dès réception de cette demande, le Centre ADR contactera la ou les parties défenderesses dans les 10 jours ouvrables suivant la date de réception de la demande et facilitera la décision de participer soit à une première séance de médiation en ligne, où les parties discutent de la faisabilité de la procédure pour résoudre le problème, soit à une médiation complète conformément au présent Règlement.
3. La demande de médiation peut contenir, le cas échéant, un mémoire de médiation et préciser si une première séance de médiation en ligne est également requise afin de vérifier l'aptitude à procéder à la médiation. Elle doit également indiquer les coordonnées de toutes les parties au litige et, le cas échéant, de l'avocat qui les représentera lors de la médiation. La demande doit indiquer clairement qui sont la ou les parties requérantes et qui sont la ou les parties défenderesses qui doivent être contactées par le Centre ADR et invitées à la médiation.
4. La Partie requérante peut joindre tout document qu’elle estime pouvoir aider à une meilleure compréhension de l’affaire.
5. À moins que toutes les parties ne soumettent une demande de médiation complète, le Centre de médiation fixera la date de la première séance de médiation en ligne entre 20 et 40 jours ouvrables à compter de la date de réception de la demande et invitera rapidement la ou les parties intimées. L'invitation sera transmise via le système de gestion des dossiers du Centre et une notification sera envoyée par courriel. Dans la mesure du possible, les parties intimées seront contactées par téléphone et par courrier postal.
6. Si la partie répondante refuse ou ne répond pas à l’invitation dans les 10 jours ouvrables suivant la date de l’invitation, l’affaire sera close avec notification à la partie requérante.
7. Lorsque la partie défenderesse accepte de participer soit à la médiation, soit à une première séance de médiation en ligne, elle doit soumettre au Centre ADR le dossier de médiation ainsi que toutes les informations et documents jugés nécessaires à une meilleure compréhension de l'affaire.
8. Avant la première séance de médiation en ligne, le gestionnaire de cas discutera séparément avec les parties du type d'expertise en médiation qui peut être requis, des médiateurs disponibles de la liste du Centre ADR à affecter à l'affaire et de la structure tarifaire qui peut s'appliquer en fonction de l'ancienneté du médiateur choisi.
1. Le Centre de médiation et de règlement des différends (ADR) désignera un médiateur accrédité par le Centre ou un médiateur figurant sur la liste des médiateurs qualifiés ou certifiés IMI de l'Institut international de médiation (IMI) (https://imimediation.org/), en fonction des préférences des parties et de leur disponibilité. Cette désignation sera prise en compte en fonction de la complexité et du secteur du litige, du nombre de parties et des préférences des parties.
2. Les parties peuvent désigner un ou plusieurs médiateurs ou demander au Centre de MARC d'en désigner un ou plusieurs pour assurer la médiation ou la co-médiation de l'affaire, les dispositions du Règlement liant chaque médiateur. Le cas échéant, le Centre de MARC peut, de sa propre initiative, proposer aux parties la nomination de plusieurs médiateurs.
3. Si une situation susceptible de compromettre l'objectif, la neutralité et l'impartialité du Médiateur survient avant ou pendant la médiation, le Médiateur est tenu d'en informer les Parties, qui décident de la poursuite ou de la clôture de la médiation. Quel que soit le point de vue des Parties, le Médiateur a le droit de mettre fin à leur participation à la médiation s'il estime que leur neutralité, leur impartialité ou leur indépendance ont été gravement compromises, les rendant incapables de rester objectives.
1. Avant d’accepter officiellement sa nomination, le Médiateur signe une déclaration d’impartialité, de neutralité et d’indépendance.
2. Tout médiateur, qu'il soit choisi conjointement par les parties ou désigné par le Centre ADR, devra informer le Centre ADR et les parties de tout intérêt financier ou personnel dans l'issue de la médiation, ou de l'existence de faits ou de circonstances raisonnablement susceptibles de créer une présomption de partialité ou d'affiliation avec l'une des parties. Dès réception de ces informations, et après avoir sollicité l'avis des parties, le Centre ADR pourra remplacer le médiateur, de préférence parmi les médiateurs agréés précédemment renvoyés par les parties.
3. Toute partie peut demander au Centre de MARC de remplacer le médiateur pour des motifs raisonnables liés à l'impartialité ou à l'indépendance. Le Centre de MARC statuera sur cette demande dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de sa réception.
1. Les parties sont tenues d'assister personnellement à la médiation. Elles peuvent être accompagnées d'avocats, d'experts ou d'autres conseillers, à condition que leur rôle soit communiqué à l'avance.
2. Si une Partie ne peut comparaître en personne, elle doit désigner un représentant pleinement informé du différend et autorisé à négocier et à conclure un règlement.
3. Les parties autres que les personnes physiques doivent être représentées tout au long de la médiation par un cadre supérieur, un associé ou un autre employé habilité à prendre des décisions concernant la résolution du litige. Le médiateur exigera de ces personnes la preuve de leur mandat de représentation.
1. La date et l’heure de chaque séance de médiation seront fixées par le médiateur en consultation avec les parties et le Centre ADR.
2. Les séances peuvent avoir lieu en ligne, dans les locaux du Centre ADR ou dans un autre lieu convenu d'un commun accord.
3. Le format préféré (en personne, en ligne ou hybride) doit être convenu avant chaque séance.
1. La tenue de la première séance de médiation en ligne est facultative et ne constitue pas une condition préalable au lancement d'une médiation complète. Le Centre ADR informera la partie requérante de l'acceptation de la partie défenderesse de participer à une première séance de médiation en ligne ou à une médiation et fixera une date limite pour le paiement des frais provisionnels de médiation ou des frais de première séance de médiation en ligne. En cas de non-paiement de ces frais dans le délai imparti, la procédure sera close et les parties en seront informées.
2. La première séance de médiation en ligne sera menée par le médiateur en ligne désigné par le Centre ADR, avec la participation de l'une ou des deux parties. L'objectif est d'évaluer le dossier, d'expliquer le processus de médiation et de déterminer si le demandeur est prêt à entamer une médiation complète.
3. Après la séance, les parties décident de recourir ou non à la médiation complète. En cas de refus, l'affaire est close et aucuns frais ne s'appliquent.
4. Si les parties décident de poursuivre la médiation complète, elles devront, en collaboration avec le médiateur du centre ADR et le gestionnaire de cas, préciser les conditions dans lesquelles cela sera fait et la conception du processus à suivre.
5. Les mémoires de médiation et les documents déjà divulgués sont confidentiels et partagés en tout ou en partie uniquement avec le consentement et les instructions de la partie divulgatrice.
6. La correspondance avec le Centre de MARC sera rédigée en anglais, tandis que la médiation se déroulera dans la langue convenue entre les parties et le médiateur du Centre. Si les parties conviennent de mener la procédure dans une langue que les médiateurs désignés ne maîtrisent pas, le Centre de MARC organisera des services de traduction et informera les parties des éventuels frais supplémentaires pour approbation.
1. Les parties peuvent choisir d'entamer immédiatement une médiation complète, même si aucune première séance de médiation en ligne n'a eu lieu ou après sa clôture. Le médiateur peut mener la médiation avec souplesse, en tenant compte des circonstances de l'affaire, des préférences des parties et de la nécessité d'un processus efficace de résolution des litiges. Le médiateur n'a pas le pouvoir d'imposer un règlement à l'amiable aux parties. Il est autorisé à tenir des réunions conjointes ou séparées avec les parties, à sa discrétion, dans l'attente de consultations inclusives avec celles-ci. Sur demande et si cela est acceptable pour toutes les parties concernées, le médiateur peut, avec le consentement des parties, proposer des solutions de règlement non contraignantes.
2. L’enregistrement ou la transcription des déclarations faites et des informations échangées par les participants ou de l’acceptation ou du rejet de toute proposition de règlement présentée par le Médiateur ou les Parties sont interdits.
3. Les séances de médiation, conjointes et individuelles, sont privées et confidentielles. Les personnes autres que les parties et leurs représentants ne peuvent y assister qu'avec l'autorisation des parties et après avoir signé un accord de confidentialité.
4. Chaque partie doit agir de bonne foi au cours de la procédure de médiation et doit bénéficier de possibilités égales d’offrir son point de vue sur les questions discutées.
5. Le principe de non-préjudice doit être au cœur du processus de médiation, selon lequel la médiation ne doit porter préjudice ni aux parties ni à autrui. Les parties doivent signaler à tout moment toute préoccupation de préjudice au médiateur ou au centre de règlement extrajudiciaire des différends.
1. La médiation prend fin lorsque :
Les parties sont parvenues à un accord de règlement de médiation complet et définitif.
Une ou plusieurs Parties déclarent leur intention de ne pas continuer ;
Le médiateur estime que des efforts supplémentaires ne permettront probablement pas de résoudre le différend ;
La limite fixée à l’avance pour la durée de la Médiation est expirée et les Parties n’ont pas convenu de la prolonger.
Les frais ou coûts exigés n’ont pas été payés à la date limite ;
Le Centre ADR met fin au processus pour des raisons administratives ou procédurales.
2. L'une ou l'autre des parties ou le médiateur notifiera son intention de mettre fin au processus via le système de gestion des cas du Centre ADR.
1. Toutes les informations, dossiers, rapports ou autres documents reçus par un médiateur dans l'exercice de ses fonctions seront confidentiels. Le médiateur ne sera pas tenu de divulguer ces dossiers ni de témoigner ou de fournir des éléments de preuve concernant la médiation dans le cadre d'une procédure contradictoire ou d'une instance judiciaire. De plus, les parties préserveront la confidentialité de la médiation et ne se fonderont ni ne produiront comme preuve dans le cadre d'une procédure arbitrale, judiciaire ou autre :
aux opinions exprimées ou aux suggestions ou offres faites par une autre partie ou par le médiateur au cours de la procédure de médiation ;
b. les aveux faits par une autre partie au cours de la procédure de médiation concernant le fond du litige ;
c. aucune preuve ou source de preuve ne devient irrecevable du seul fait de son utilisation dans le cadre de la médiation.
2. Conformément aux bonnes pratiques internationales, les informations divulguées lors de séances privées (caucus) ne doivent pas être partagées avec l’autre Partie sans le consentement exprès de la Partie divulgatrice.
3. Ces obligations s’appliquent aux Parties, à leurs représentants, observateurs et au Centre ADR.
1. Ni le Centre ADR ni aucun Médiateur ne seront responsables envers une Partie pour tout acte ou omission allégué en rapport avec toute Médiation menée en vertu du présent Règlement ou l'accord de règlement qui en résulte, sauf en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave.
1. Le Médiateur interprétera et appliquera le présent Règlement dans la mesure où il relève de ses fonctions et responsabilités. Toutes les autres procédures seront interprétées et appliquées par le Centre ADR.
1. Sauf accord contraire entre les parties et le Centre ADR, les honoraires et frais de médiation, y compris, sans limitation, les honoraires et frais du Médiateur, seront payés à parts égales par chaque Partie à la Médiation conformément à l'« Annexe n° 1 Barème des honoraires de médiation », qui constitue une partie intégrante et contraignante du présent Règlement.
1. À moins que toutes les Parties n’en conviennent par écrit, le Médiateur ne peut agir en qualité d’arbitre ni en qualité de représentant ou de conseil d’une Partie dans toute procédure d’arbitrage ou judiciaire relative au différend qui a fait l’objet de la Médiation.
2. Aux fins éthiques des Règles de médiation du Centre international ADR, il est prévu que le paragraphe ci-dessus soit applicable dans les 12 prochains mois à compter de la clôture du processus de médiation du Centre ADR.
1. Les Parties s'engagent à ne pas engager, pendant la Médiation, de procédure arbitrale ou judiciaire concernant un différend qui fait l'objet de la Médiation, sauf qu'une Partie peut engager une procédure arbitrale ou judiciaire lorsque, à son avis, une telle procédure est soit nécessaire pour suspendre un délai de prescription, y compris un délai de prescription qui peut être applicable, soit nécessaire pour préserver ses droits dans le cas où la Médiation échoue.
1. Tout accord conclu lors de la médiation n'aura force exécutoire qu'après avoir été consigné par écrit et signé par les parties ou en leur nom. Le Centre de médiation et/ou le Médiateur ne sont pas chargés ni tenus de formaliser l'accord. La formulation finale de l'accord et son caractère exécutoire seront décidées et exécutées conjointement par les parties et leurs avocats.
1. La médiation sera régie, interprétée et appliquée conformément au droit du lieu où elle a lieu. Les tribunaux de l'État où se déroule la médiation sont seuls compétents pour régler toute réclamation, tout litige ou tout différend pouvant survenir à l'occasion de la médiation ou en rapport avec celle-ci.